Aktuell beleuchtet / 27.01.2015

Quittungs-ABC: Gut abgelegt für die Steuererklärung

Wer Ausgaben von seiner Steuerlast abziehen möchte, sollte diese Aufwendungen auch belegen können. Dafür braucht man Quittungen – und diese sollte man schon während des Jahres sammeln. Wir haben ein Quittungs-ABC zusammengestellt, damit Sie wissen, worauf Sie achten müssen.

Steuererklärung – Bildnachweis: gettyimages.de © Yo

Ablage im Schuhkarton ist sicher nicht die beste Methode, Belege zu sortieren. Machen Sie es sich (und dem Finanzamt) leicht und ordnen Sie Ihre Quittungen schon während des Jahres, zum Beispiel nach Themen: Ausgaben für den Beruf, Aufwendungen für die Altersvorsorge, Kosten für die Gesundheit. Auf diese Weise können Sie die Ausgaben auch besser addieren und in die Steuererklärung übertragen. Machen Sie sich folgende Faustformel zum Prinzip: Jeder Beleg muss ohne langes Suchen für Dritte auffindbar sein.

Bücher und andere Ausgaben, die auch privat sein könnten, betrachtet der Finanzbeamte kritisch. Achten Sie daher darauf, dass bei derartigen Kosten auf der Quittung genau vermerkt ist, um was es sich handelt. Nur so können Sie den beruflichen Bezug nachweisen. Bei einem Buch hilft bereits der Titel. Diesen können Sie notfalls selbst auf einem separaten Blatt dazu schreiben.

Computer oder andere Arbeitsmittel, die Sie für Ihren Job benötigen, kosten viel Geld. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie eine Rechnung für diese Ausgabe bekommen. Auf dieser Rechnung sollten in jedem Fall der Betrag und das Datum stehen. Wichtig ist auch, dass Rechnungen an denjenigen adressiert sind, der die Kosten absetzen möchte. Der Empfänger der Zahlung muss nicht auf der Rechnung angegeben sein; auf Nachfrage müssen Sie aber dem Finanzamt Auskunft darüber geben. Ansonsten darf der Sachbearbeiter die Kosten streichen.

Digital bekommen Sie heute schon viele Quittungen, etwa vom Telefonanbieter. Wichtig ist, dass Sie solche Belege auch digital archivieren, zum Beispiel auf einer separaten Festplatte. Auch Ihre Steuererklärung selbst können Sie elektronisch per ELSTER ans Finanzamt senden; Selbstständige sind dazu sogar verpflichtet. Der Vorteil: Sie müssen zunächst nur die gesetzlich vorgeschriebenen Belege einreichen, etwa Spendenquittungen oder Zinsbescheinigungen. Möchte der Finanzbeamte weitere Belege sehen, fragt er bei Ihnen nach. Deswegen sollten Sie steuerrelevante Quittungen unbedingt aufbewahren, bis der jeweilige Steuerbescheid bestandskräftig ist. 

Belege von Apotheke und Optiker aufheben

Eigenbeleg ist erlaubt, sollte aber die Ausnahme bleiben. Gerade auf Dienstreisen kommt es vor, dass Sie nicht für jede Ausgabe eine Quittung erhalten – zum Beispiel für Telefonkosten im Hotel oder Gebühren für das Bahnhofschließfach. In all diesen Fällen dürfen Sie sich mit einem selbst angefertigten Beleg behelfen. Auf eine solche Quittung gehören folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Betrag
  • Bezeichnung der Ausgabe
  • Datum und Ort der Ausgabe
  • Name und Unterschrift des Ausstellers

Fortbildung ist wichtig, damit Sie im Beruf auf dem Laufenden bleiben. Haben Sie das Seminar selbst bezahlt, können Sie die Kosten auch mit der Teilnahmebescheinigung belegen. Und vergessen Sie nicht, sämtliche Reisekosten mit Quittungen nachzuweisen.

Gesundheit ist nur bedingt Privatsache. So genannte Krankheitskosten können von der Steuerlast abgezogen werden – wenn sie medizinisch notwendig sind und belegt werden können. In vielen Fällen reicht das Rezept des Arztes, beispielsweise bei Medikamenten gegen chronische Erkrankungen. Benötigen Sie eine neue Brille, genügt in aller Regel der Sehtest beim Augenoptiker. Wichtig ist: Sie müssen die Kosten selbst getragen haben. Außerdem zieht das Finanzamt einen zumutbaren Eigenanteil ab. 

Handwerk: Arbeitskosten separat aufführen

Handwerkerrechnungen sorgen für eine direkte Steuerersparnis. Allerdings benötigen Sie unbedingt eine Rechnung: Hier müssen die Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten getrennt vom Material aufgeführt werden. Denn nur die Arbeitskosten sind steuerlich begünstigt. Außerdem müssen Sie einen Kontoauszug vorlegen können, aus dem hervorgeht, dass Sie die Rechnung bezahlt haben.

Jahressteuerbescheinigungen erhalten Sie von Banken und Versicherungen. Überall dort, wo Sie Geld angelegt haben, zahlen Sie auf Zinsen automatisch Abgeltungssteuer. Diese wird direkt vom Geldinstitut einbehalten; der Steuersatz beläuft sich einheitlich auf 25 Prozent. Sollte Ihr persönlicher Steuersatz darunter liegen, kann es sich lohnen, die Kapitalerträge in der Steuererklärung anzuführen. Zuviel einbehaltene Abgeltungsteuer bekommen Sie dann zurück.

Kontoauszüge können Ausgaben belegen, wenn Sie keine ordnungsgemäße Quittung haben. Außerdem sind sie als Nachweis für bestimmte Kosten erforderlich (Handwerkerrechnungen). Wenn Sie Online-Banking nutzen, reicht es aus, die pdf-Datei des Auszugs auszudrucken. Sind Sie allerdings selbstständig, benötigen Sie einen Kontoauszug der Bank. 

Meist zählt das Original

Lohnsteuerbescheinigungen bekommen Sie nach wie vor nach Ablauf eines Jahres von Ihrem Arbeitgeber. Da der Finanzverwaltung Ihre Lohndaten aber schon elektronisch vorliegen, müssen Sie die Lohnsteuerbescheinigung nicht mehr zusammen mit Ihrer Steuererklärung einreichen. Sie sollten allerdings kontrollieren, ob sämtliche Daten richtig übermittelt wurden.

Mitgliedsbeiträge können bei der Steuererklärung auf unterschiedliche Weise geltend gemacht werden. Ob der Betrag als Werbungskosten bzw. Betriebsausgabe angesetzt wird oder ob Sie ihn bei den Sonderausgaben angeben müssen, hängt von der Art des Vereins ab. Ist die Mitgliedschaft berufsbedingt – etwa in einer Kammer, einer Gewerkschaft oder einem Berufsverband, mindert der Beitrag Ihre Einkünfte. Dient das Geld einem förderungswürdigen Zweck – gleich ob mildtätig oder kirchlich –, können Mitgliedsbeiträge als Sonderausgaben abzugsfähig sein. In diesem Fall gilt die gleiche Nachweispflicht wie bei Spenden.

Nachweismethode ist das Gegenstück zur Ein-Prozent-Methode, wenn Sie einen Dienstwagen nutzen und die privaten Fahrten belegen müssen. Wird bei der Ein-Prozent-Regelung der geldwerte Vorteil der privaten Fahrten pauschal berechnet, weisen Sie mit dem Fahrtenbuch ganz genau nach, wann das Auto beruflich und wann privat genutzt wurde. Allerdings legt die Finanzverwaltung strenge Maßstäbe an ein solches Fahrtenbuch an. Besprechen Sie sich in solchen Fällen mit Ihrem Steuerberater.

Original oder Kopie – das ist eine gute Frage. Einige Nachweise möchte der Finanzbeamte in aller Regel im Original betrachten, etwa Belege über Spenden oder Zinsen. Alle anderen Quittungen dürfen Sie in Kopie einreichen, müssen aber damit rechnen, dass das Finanzamt das Original anfordert. 

Konsequent abheften

Pauschalen gibt es für so manche Ausgabenart. Der Vorteil: Hier müssen Sie keine Kosten nachweisen, sondern können die gesetzliche Pauschale im Formular eintragen. Das gilt zum Beispiel für den Arbeitnehmer-Pauschbetrag, die Entfernungspauschale für Fahrten zur Arbeit oder die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Geschäftsreise.

Quittungen kommen während des Jahres schnell weg. Dies gilt vor allem für kleinere Belege wie Parkscheine oder Fahrkarten. Machen Sie es sich also zur Gewohnheit, jede Quittung schon im Laufe des Jahres zu sammeln und konsequent in Ihren Steuerordner abzuheften. Selbst wenn die einzelnen Beträge erst einmal nicht sonderlich hoch sind: In der Summe kann sich am Jahresende ein größerer Steuerabzug ergeben.

Reisekosten können Sie dann geltend machen, wenn Ihr Arbeitgeber diese nicht oder nicht vollständig erstattet – oder Sie selbstständig sind. Neben den Fahrtkosten dürfen Sie auch Übernachtungen in der Steuererklärung ansetzen. Allerdings akzeptiert das Finanzamt nur nachgewiesene Ausgaben. Einzige Ausnahme: die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Hier dürfen Sie seit 2014 pro Reisetag 24 Euro ansetzen; für den An- und Abreisetag sowie für angebrochene Reisetage (Abwesenheit mehr als acht Stunden) zwölf Euro. 

Kopie von Thermopapier machen

Spenden sind steuerlich begünstigt. Damit das Finanzamt die Ausgaben für den guten Zweck anerkennt, müssen Sie der Steuererklärung eine Zuwendungsbestätigung beifügen. Die Bescheinigungen müssen nach amtlich vorgeschriebenem Muster vom Empfänger Ihrer Spende ausgestellt werden.

Thermopapier bleibt nicht lange lesbar. Trotzdem gibt es immer noch Quittungen, die auf dem beschichteten Papier ausgedruckt werden – zum Beispiel Belege für Porto oder Sprit. Daher sollten Sie von diesen Rechnungen sofort eine Kopie machen – oder die Belege direkt einscannen.

Verträge können ebenfalls eine Ausgabe nachweisen, zum Beispiel ein Leasing- oder Mietvertrag. Achten Sie darauf, dass Sie im Zweifelsfall dem Finanzamt zunächst eine Kopie überlassen, damit Sie wichtige Vertragsunterlagen nicht aus den Händen geben. 

Riester-Bescheinigung beilegen

Werbungskosten sind alle Ausgaben, mit denen Sie Ihre beruflichen Einnahmen erwerben, sichern und erhalten. Sie können diese mit einzelnen Belegen nachweisen; bis zu einer Höhe von 1.000 Euro jährlich gewährt der Fiskus einen Pauschbetrag. Diesen können Sie auch dann von Ihrer Steuerlast abziehen, wenn Sie keine Quittungen über einzelne Kosten haben.

Zulagen erhalten Sie beispielsweise bei der Riester-Rente. Um in der Steuererklärung zusätzlich noch den Sonderausgabenabzug geltend machen zu können, benötigen Sie eine Bescheinigung Ihres Vertragspartners. Wenn Sie diesen Nachweis über Ihre Beiträge und die Zulagen der Steuererklärung beilegen, prüft das Finanzamt, ob Sie diese Beträge zusätzlich noch als Sonderausgaben ansetzen können. 

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Autor

Constanze Elter