Hallo K.A.,
"normal" ist ein von ihnen beschriebenes Verhalten sicher nicht. Zu den Hintergründen kann man nur spekulieren (wenn der VdK als ihr Vertreter bereits bekannt ist, dann könnten zB die Unterlagen auch an den VdK gesandt worden sein. Ist aber alles reine Spekulation)
Der Hinweis von `W*olfgang´ geht schon in die richtige Richtung. Falls sie einen direkten Ansprechpartner haben, dann würde ich dort mal telefonisch Anfragen. Die erneute schriftliche Unterlagenübersendung kann man aber durchaus zeitgleich auch starten.