Aufbewahrungsfristen Personalakten

von
Heinz

Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden? Mein Arbeitgeber hat sie nach fünf Jahren entsorgt. Ist das zulässig?

von
Falsches Forum

Dies ist ein Forum der deutschen Rentenversicherung.

von
Rosanna

Wenn ich mich auch nicht unbedingt diesem .... Kommentar von "Falsches Forum" anschließen will, aber diese Frage betrifft WIRKLICH NICHT ein Forum der gesetzlichen Rentenversicherung.

Ob diese Aufbewahrungsfristen gesetzlich geregelt sind, entzieht sich meiner Kenntnis. Aber 10 Jahre muss ein Arbeitgeber sie allein aus steuerlichen Gründen (und auch für eine Betriebsprüfung der DRV) mindestens aufbewahren.

MfG Rosanna

von
Fritz

Nach dem Steuerrecht 10 Jahre. Nach dem Sozialversicherungsrecht länger, das müssten hier die DRV-Cracks eigentlich wissen. Das Forum ist schon richtig, denn evtl. benötigt man die Abrechnungsunterlagen zum Nachweis von Rentenversicherungsrechtlichen Zeiten, wenn der Arbeitgeber nicht gemeldet hat.

von
Sven

Irgendwo gibt es eine Verordnung, dass sie 30 Jahre aufbewahrt werden müssen. Ich habe aber keinen Plan. Vielleicht meldet sich ein Experte, wenn er nicht noch im Mittagsschlaf ist.

von
Rosanna

Die Krankenkassen haben z.B. eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren, soweit ich weiß.

Gerade wenn ein Arbeitgeber rentenrechtliche Zeiten (Entgelte) nicht gemeldet hat, habe ich noch nie erlebt, dass er für einen länger als 10 Jahre zurückliegenden Zeitraum noch Unterlagen/Personalakten/Gehaltsabrechnungen vorlegen konnte. Sicher gibt es auch Ausnahmen, z.B. bei großen Betrieben.

Und trotzdem bleibe ich dabei, dass dies keine Frage der gesetzlichen Rentenversicherung ist. Die RV kann bis 10 Jahre zurück Betriebsprüfungen durchführen.

MfG

von
Sven

der Experte ist wohl noch im Mittagsschlaf.

von
Jaqueline

30 Jahre? Ich bin mir nicht sicher.

von
Lohnbuchhalter

Für Betriebe ist die Aufbewahrungspflicht 10 Jahre.
Wir heben jedoch die Sozialversicherungsbescheinigungen solange auf bis die ausgeschiedenen Mitarbeiter sicherlich in Rente sind,
auch Jahrzehnte.

Experten-Antwort

Zu dem umfangreichen Bereich Personalakten kann ich hier keine Stellung beziehen, wohl aber für den Teilbereich der Rentenversicherung, soweit es zum Beispiel die Meldung der sozialversicherungspflichtigen Entgelte betrifft.

Sozialversicherungspflichtige Entgelte sind Bestandteil der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung. Prüfungen in diesem Bereich finden mindestens alle vier Jahre statt. Darüber hinaus bestehen hier keine weiteren Aufbewahrungspflichten.

Die Krankenkassen als Einzugsstellen bewahren nach meiner Kenntnis gleichlautende Meldungen mindestens 15 Jahre auf. Danach können auch dort entsprechende Unterlagen vernichtet werden.

In dem Spannungsverhältnis zwischen Kostendruck (Archivierung ist immer auch mit Kosten verbunden) und Service gegenüber dem Mitarbeiter oder krankenversicherten Mitglied kann man dann mal Erfolg haben, oder auch nicht.

Deshalb empfehle ich auch unbedingt den Versicherungsverlauf regelmäßig auf Vollständigkeit zu überprüfen.