Commerzbank und Bankenviertel Skyline in Frankfurt bei Dämmerung. Bild: IMAGO / imagebroker

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Hand nimmt Geldscheine aus Geldbörse. Bild: IMAGO / Westend61 / imago stock&people

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Ältere Hände zählen Geldscheine. Bild: IMAGO / Image Source / Howard Bartrop

Rentenversicherung

Sparen: Steigende Münzstapel mit Einmachglas voller Münzen. Bild: IMAGO / Panthermedia

Falsches Forum

Rosanna

Sven

Fritz

Jaqueline

Lohnbuchhalter

Zu dem umfangreichen Bereich Personalakten kann ich hier keine Stellung beziehen, wohl aber für den Teilbereich der Rentenversicherung, soweit es zum Beispiel die Meldung der sozialversicherungspflichtigen Entgelte betrifft.

Sozialversicherungspflichtige Entgelte sind Bestandteil der Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung. Prüfungen in diesem Bereich finden mindestens alle vier Jahre statt. Darüber hinaus bestehen hier keine weiteren Aufbewahrungspflichten.

Die Krankenkassen als Einzugsstellen bewahren nach meiner Kenntnis gleichlautende Meldungen mindestens 15 Jahre auf. Danach können auch dort entsprechende Unterlagen vernichtet werden.

In dem Spannungsverhältnis zwischen Kostendruck (Archivierung ist immer auch mit Kosten verbunden) und Service gegenüber dem Mitarbeiter oder krankenversicherten Mitglied kann man dann mal Erfolg haben, oder auch nicht. 

Deshalb empfehle ich auch unbedingt den Versicherungsverlauf regelmäßig auf Vollständigkeit zu überprüfen.