Betriebsprüfung/Entgeltumwandlungsvereinbarungen

von
Susanne Winkler

Hallo,

die folgende Frage konnte mir bei vier verschiedenen Rententrägern kein Betriebsprüfer beantworten. Ich hoffe daher, dass Sie mir schnelle und qualifizierte Auskunft erteilen können.

Müssen für die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung die Entgeltumwandlungsvereinbarungen im Rahmen einer Direktzusage zwingend im Original durch den Arbeitgeber vorgehalten werden, genügt die qualifizierte elektronische Signatur oder sogar eine einfache Kopie der Vereinbarungen?

Darüber hinaus möchte ich wissen welcher Verordnung oder welchem Schreiben der Spitzenverbände genau dies zu entnehmen ist.

Vielen Dank vorab für die Antworten.

von
-/-

Wieso fragen Sie nicht (schrifltich) bei der zuständigen Krankenkasse als Einzugsstelle nach? Solange keine Prüfung angesetzt ist, ist das Aufgabe der Einzugsstelle.

Ich verstehe eh nicht, wo das Problem liegt, die Originale auf Nachfrage vorzulegen.

Experten-Antwort

Hallo Susanne Winkler,

bei den von Ihnen genannten Entgeltumwandlungsvereinbarungen handelt es sich um einen Teil der Entgeltunterlagen, welche vom Arbeitgeber nach § 8 Beitragsverfahrensordnung (BVV) aufzubewahren und dem Träger der Rentenversicherung bei einer Prüfung nach § 28p SGB IV vorzulegen sind.

Der Umfang der bei einer Prüfung vorzulegenden Unterlagen richtet sich nach § 11 BVV:

§ 11 Umfang

(1) Die Prüfung der Aufzeichnungen nach den §§ 8 und 9 kann auf Stichproben beschränkt werden. Die für eine Prüfung verlangten Unterlagen nach § 8 Abs. 2 und § 9 sind unverzüglich vorzulegen oder als lesbare Reproduktionen herzustellen.
(2) Die Prüfung kann sich beim Arbeitgeber über den Bereich der Entgeltabrechnung jedoch nicht über den Bereich des Rechnungswesens hinaus erstrecken. Der Arbeitgeber hat Unterlagen, die der Aufgabenerfüllung der Prüfung dienen, insbesondere zur Klärung, ob ein versicherungs- oder beitragspflichtiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt oder nicht, auf Verlangen vorzulegen.“

Soweit es der Prüfer bei der Betriebsprüfung verlang (§ 11 Abs. 2 S. 2 BVV), sind die entsprechenden Entgeltunterlagen demnach auch im Original vorzulegen (siehe auch § 2 Nachweisgesetz).