Soziales / 25.05.2018

Dann ruft auch keiner im Urlaub an ...

Nur wer gut dokumentiert und ohne Chaos seine Projekte hinterlässt, kann mit gutem Gewissen in Urlaub fahren. Tipps für die perfekte Übergabe

Aachen (dpa/tmn) Der Koffer ist gepackt, die Bordkarte gedruckt. Jetzt noch den letzten Arbeitstag absitzen und dann ab in die Ferien. Bevor Berufstätige in den Flieger steigern, steht allerdings noch eine unliebsame Aufgabe an: die Übergabe an die Urlaubsvertretung. Am letzten Tag vor den Ferien ist es dafür aber eigentlich schon zu spät, sagt Karrierecoach Michael Fridrich. Besser ist es, mit der Übergabe deutlich früher zu beginnen.

Muss ich überhaupt eine Übergabe machen?

Es ist definitiv sinnvoll, sich um die Übergabe zu kümmern, und sich nicht nach dem Motto "Nach mir die Sintflut" in den Urlaub zu retten - schon im eigenen Interesse. Erstens, um nach der Rückkehr kein Chaos vorzufinden. Und in vielen Teams gibt es ja auch gegenseitige Urlaubsvertretungen - da wäscht also eine Hand die andere.

Wenn ich mich ordentlich um die Übergabe kümmere, macht mein Kollege das automatisch auch, und es entwickelt sich eine Art positiver Bumerang-Effekt.

Wie aufwendig ist eine gute Übergabe?

Im Idealfall nehme ich mir dafür etwas mehr Zeit. Acht bis zehn Tage vorher sollte man bei einem längeren Urlaub schon damit anfangen - zumindest die großen Projekte kann man dann schon übergeben. Und besser sind immer zwei bis drei Kurztermine, in denen man alles nach und nach übergibt, statt in einer hektischen Mammut-Sitzung kurz vor dem Urlaub.

Betrifft das dann nur meine direkten Vertreter? Oder auch meinen Chef?

Meiner Meinung nach spielt der Vorgesetzte bei dem Thema eine ganz große Rolle. Er hat mit den Blick darauf, welche Themen offen und zu erledigen sind, entscheidet im Zweifelsfall und setzt damit Prioritäten. Und vielleicht lassen sich auch Kunden oder Geschäftskontakte mit einbeziehen, indem ich sie vorher auch über meinen Urlaub und meine Vertretung informiere - je nachdem, wie das Verhältnis ist und wie gut die Zusammenarbeit klappt.

Was macht ansonsten eine gute Übergabe aus?

Immer gut ist eine saubere schriftliche Dokumentation zum Nachschlagen. Und im Idealfall hat das Unternehmen sogar entsprechende Strukturen - dass es also zum Beispiel möglich ist, dass Kollegen während meines Urlaubs Zugriff auf das Mail-Postfach haben. Im besten Fall erwarten mich dann nach meiner Rückkehr nicht Hunderte ungelesene Mails, sondern nur einige wenige, und die Erholung bleibt noch ein paar Arbeitstage erhalten. 

Apropos Rückkehr - wie gehe ich da am besten vor, damit auch die Rück-Übergabe gelingt?

Da ist es schon sinnvoll, sich nochmal eine halbe Stunde zusammenzusetzen - einfach um zu klären, was in der Zwischenzeit los war und was gegebenenfalls als Erstes ansteht. Und gut ist natürlich auch, wenn man sich bei den Kollegen für die Vertretung bedankt. Das ist einfach eine Frage der Wertschätzung!

Autor

 Deutsche Presseagentur – Themendienst