Freiburg (dpa/tmn). Bei einer Personalakte muss es sich nicht um eine Akte im wörtlichen Sinne handeln. Außer im Beamtenrecht gebe es keine gesetzliche Definition dieses Begriffs, wie das „Personalmagazin“ (Ausgabe 03/2020) erklärt.
Unternehmen können es deshalb ganz unterschiedlich handhaben, wie sie ihre Personalakten führen. Darunter fällt zum Beispiel auch die Entscheidung, ob Unterlagen analog oder digital aufbewahrt werden.
Personalakten müssen vertraulich, aber dem Mitarbeiter zugänglich sein
Aufbewahrungspflichten bestehen den Informationen zufolge ohnehin nur für bestimmte Dokumente wie Lohn- und Reisekostenabrechnungen oder Meldungen der Krankenkasse.
Für Personalakten gilt aber generell: Sie müssen richtig, verhältnismäßig, vertraulich und transparent sein. Das heißt: Die Unterlagen sollten ein möglichst objektives Bild eines Mitarbeitenden zeichnen. Die Persönlichkeitsrechte müssen dabei berücksichtigt werden. Wer Zugriff auf die Akte hat, muss genau geregelt sein: Allgemein zugänglich sein darf sie nicht. Beschäftigte haben darüber hinaus das Recht, Einblick in ihre Akte zu bekommen.
