Erfurt (dpa/tmn). Stress! Wer morgens sein Mail-Postfach öffnet, hat es nicht selten mit einer Flut an Nachrichten zu tun. Und dann ist da noch dieses Durcheinander. Das muss doch besser gehen – oder? Ja, sagt Clemens Bossack vom Deutschen Institut für Betriebliches Gesundheitsmanagement & Gesundheitsentwicklung (DiBGM). Und so geht's:
Schritt 1: Sich mit der 4-A-Taktik in Gelassenheit üben
Der erste Tipp von Coach Bossack: die 4-A-Taktik anwenden. Das sind:
1. annehmen
2. abkühlen
3. analysieren
4. aktiv werden
Konkret bedeutet das: „Lassen Sie sich auf den Stress ein (annehmen), lassen Sie die Flut an E-Mails zu und bleiben Sie cool (Abkühlen).“ Dann ist Zeit für die Analyse: Was ist wichtig, was nicht? Und schließlich folgt das aktiv werden. Also: Beantworten, was wichtig ist und löschen, was unwichtig ist.
Schritt 2: E-Mails klug sortieren – so geht's
Kategorisieren hilft, die Mails in Wichtig und Unwichtig zu unterteilen. „Ich empfehle, mit vier Kategorien zu arbeiten“, rät Bossack. „A, B, C und D.“
- Kategorie A: wichtig und dringlich
- Kategorie B: wichtig, aber nicht dringlich
- Kategorie C: dringlich, aber nicht wichtig (lässt sich eventuell delegieren)
- Kategorie D: unwichtig, nicht dringlich (Werbung, Spam, betrifft mich nicht)
Schritt 3: Mit System arbeiten – Ordner anlegen
Sortieren Sie die Mails jetzt in Ordner. Die könnten A, B, C und D heißen oder auch funktionale Namen wie etwa „Archiv“ oder „Unerledigt“ tragen. „Nach dem Bearbeiten sollten die Mails unbedingt aus den Postfächern gelöscht oder ins Archiv verschoben werden“, sagt Clemens Bossack. Dadurch bleiben die Ordner übersichtlich.
Schritt 4: Die 2-Minuten-Regel: Schnelles gleich erledigen
Während es sich oft lohnt, Aufgaben zu planen, ist das bei schnellen Aufgaben eher hinderlich. „Arbeiten Sie nach der 2-Minuten-Regel“, rät Bossack. „Das heißt: Aufgaben, die nur 2 Minuten dauern, werden sofort erledigt.“
Beispiele für solche schnellen Aufgaben: Löschen von unwichtigen E-Mails und Weiterleiten von Mails, die sich delegieren lassen.
Schritt 5: Feste Zeitslots für Mail-Bearbeitung einplanen
Je konzentrierter man seine Mails abarbeitet, desto effizienter ist man in der Regel. Deshalb rät der Experte: „Nehmen Sie sich bewusst und achtsam Zeit für Fokusarbeit.“ Das könnte zum Beispiel zum ersten Kaffee oder direkt nach der Mittagspause sein. Ein schlechter Zeitpunkt ist kurz vor Feierabend.
Hilfreich ist auch das Arbeiten in Intervallen. Angelehnt an die Pomodoro-Methode empfiehlt Bossack: 25 Minuten Konzentration im Wechsel mit fünf Minuten Pause.
Klingt alles machbar? Ist es auch. Eines ist Coach Bossack noch wichtig: „Verzweifeln Sie nicht. Ein volles Postfach bedeutet kein Versagen“, sagt Bossack. „Es lässt sich nicht verhindern – aber managen.“
